Um procedimento essencial para lojas virtuais é a emissão de uma nota fiscal eletrônica, a NF-e.

O procedimento, que surgiu em 2005, facilita a emissão das notas, seu envio para os órgãos do governo e o armazenamento das notas fiscais de um e-commerce.

 

1 – A NF-e não é a mesma coisa que a DANFE.

A Nota Fiscal é um documento obrigatório para qualquer venda de produtos ou serviços, especificamente, para o recolhimento de impostos. Ou seja, certos problemas na sua emissão podem causar problemas por sonegação em uma eventual vistoria.

Já a Nota Fiscal Eletrônica surgiu em 2005, justamente para facilitar o processo de transição da nota fiscal e tornar todo o procedimento mais confiável e transparente para o lojista e o consumidor.

É importante saber que a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) não é a Nota Fiscal em si: ela apenas mostra algumas informações e pontos relacionados à nota, além de auxiliar na escrituração das informações.

A NF-e é o arquivo .xml emitido no final do processo, que, por sua vez, deve ser validado e armazenado.

2 – NF-e boa é a NF-e válida (e não só autorizada).

Lembre-se que para qualquer vistoria da Receita Federal, apenas os .xmls válidos são aceitos.

Para ser validado, o arquivo deve receber a assinatura digital realizada pelo Certificado Digital. Há dois tipos deles: o E-CNPJ e o E-NFE, sendo que a única diferença entre eles é que apenas o E-CNPJ também dá acesso aos serviços da Receita Federal.

Emissão Notas Fiscais (NF-e) em E-commerceA E-NFE, por sua vez, possui dois modelos: o A1 (onde existe apenas o arquivo digital, que é válido por 1 ano) e o A3 (que além do arquivo digital, possui um dispositivo externo, que aumenta sua validade para 3 anos). Cada modelo é adequado para um tipo de negócio. Verifique qual é o adequado para o seu.

Mesmo autorizado, se uma NF-e não possuir uma assinatura eletrônica, ela ainda será considerada inválida.

3 – Tenha um bom sistema de armazenamento das NF-e.

Todo .xml deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos após sua emissão.

Por esse motivo, é fundamental ter um bom sistema de armazenamento para que não passar aperto numa auditoria.

4 – Não é apenas a emissão da NF-e que a SEFAZ deve estar ciente.

Toda movimentação feita deve ser transmitida (e assim autorizada) pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), caso contrário ela não terá validade.

Essa determinação não termina só na emissão da NF-e, mas também para qualquer movimentação que a envolva, como cancelamentos ou inutilização.

5 – A emissão do SINTEGRA dependerá de onde você tem sua loja. 

Muitas empresas também precisam gerar o arquivo SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestadurais com Mercadorias e Serviços). A obrigatoriedade ou não do arquivo dependerá de cada Estado, uma vez que há outros arquivos que podem substituir ou não a sua obrigatoriedade de emissão atualmente.

O SINTEGRA contem as notas de emissão e notas de compra de mercadorias e tem como objetivo ajudar no fornecimento das informações dos contribuintes aos órgãos responsáveis e melhorar o fluxo dos dados.

6 – O que fazer quando a NF-e não puder ser emitida?

No caso da NF-e não puder ser emitida, há outros sistemas que podem auxiliar, entre eles, estão o SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), o DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e o Formulário de Segurança.

7 – É bom correr se você ainda usa o emissor de NF-e gratuito.

O emissor gratuito das NF-e será inutilizado até o final de 2017.

Desde janeiro, o programa não recebe mais atualizações e, por causa disso, dentro de alguns meses ele não operará com regras atualizadas e se tornará obsoleto. Por isso é importante procurar um novo meio de emissão de NF-e, seja um emissor pago ou um sistema de gestão que faça esse processo.

A escolha ficará de acordo com a necessidade do seu negócio: se você trabalha com um número pequeno de vendas e faturamento, o emissor pago compensará pelo preço. Mas se seu negócio já tem uma boa tração e um faturamento razoável, opte pelo sistema de gestão, que integrará esse processo em muitos outros onde ele pode ser utilizado.

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Written by Renato Binotto